鲁潇潇经过一段时间地了解后,很快摸清部门的人事状况、流程制度、部门运作现状及存在的问题。
摸清问题后,鲁潇潇要好好分析问题,解决问题,她要先做点成绩出来,才好在B公司立足。
这期间,不时有一些元老报着看戏的心态对鲁潇潇所在的部门指指点点,提出各种各样的意见或者建议。
鲁潇潇非但没有什么不适,反而非常认真的记录这些意见和建议,然后很有礼貌地感谢对方,并回复对方待了解清情况后回复如何处理及什么时间处理。
鲁潇潇很强的职业化素养,令那些想看戏的人有些望而生畏起来。
鲁潇潇习惯使用5W1H来分析和解决问题。即:什么问题(WHAT)?为什么产生这些问题(WHY)?什么时候解决(WHEN)?从哪里入手或资源在哪里(WHERE)?谁可以解决谁可以参与(WHO)如何解决(HOW)。
鲁潇潇还对5W1H法作了进一步延伸,当有多个问题要解决时,最好找到一个容易着手容易见到成效的问题先处理,而不是先去挑战那些难的。
鲁潇潇很清楚挑战难度较高的问题,一般耗时长,需要的资源和人员支持较多,比较难快速见效,失败的机率也比较大。
一旦不成功会导致信心大挫,也会让企业管理层及员工对空降主管能力产生怀疑。
当一个人的能力被产生怀疑,要重塑信心则是非常困难的事情。
企业对空降兵工作失败或者失误的接纳和容忍度是非常低的,使得空降兵的生存空间就会变得狭窄,存活率自然就低了。
鲁潇潇总能活学活用她所学的管理知识,最终形成自己的一套做法,她可以一针见血的指出问题,也善于找到解决办法。
鲁潇潇通过逐个岗位的摸底学习,通过数据收集分析。大大小小列出了二十个B公司销售管理部当前面临的一些问题。包括以下方面:
流程方面:部分流程重复,导致效率低下,人员浪费;公司ERP系统老旧,严重制约公司的运作效率。
制度方面:有的制度没有执行,在执行的又没有制度支撑,赏罚不分明。
员工方面:员工积极性不高,纪律涣散,对公司忠诚度不高,缺乏敬业精神。
鲁潇潇继续分析,她有IT背景又是理科生,对于流程问题的解决胸有成竹,但是流程涉及的方面很多,需要的时间和资源很大。
鲁潇潇有丰富的中基层管理经验,对于管理制度深有研究和成功实践,但是制度的梳理和修订需要大量时间和精力去调研论证。制度代表公司威严,修订制度是一件很慎重的事,需要尽可能考虑周全,一旦处理不好,容易让公司管理失去威信。
员工的积极性和敬业问题,这似乎是最难的问题,人是有思想的高级动物,不是输入一个指令就能实现的。还需要一些技巧和文化艺术,这同样需要花大量的时间和精力。
鲁潇潇陷入了沉思,到底要从哪里突破呢?
鲁潇潇不敢冒然行动,在做改革之前得先“松松土”。
初来乍到的鲁经潇潇群众基础还比较弱,做工作前首先要取得公司高层的支持,确保方向是正确的,这样才好往下开展工作。
职场上员工们都很会看形势,当发现公司老板和高层都认可的事,他们一般也就比较配合去做。
连续一周,鲁潇潇猫在办公室分析研究,形成了一份工作思路和规划报告。预约了HR总监袁华和总经理李闯进行了汇报。
鲁潇潇选择二人作为汇报对象,有她的考虑。
袁华对整个公司非常了解,他可以代表广大员工和管理层。李闯对公司现状及未来规划非常清楚,他是掌舵人也代表公司决策层。B公司规模不大,公司高层方面取得这两人的理解和支持就够了。
鲁潇潇很擅长工作汇报,PPT图文并茂制作精美,主次分明,有理有据。
她客观的陈述了销管部的现状,并提供图片和数据作为证据支撑。针对问题进行原因分析,找到核心问题。最后提出了关于问题解决的工作计划,并将解决员工工作状态问题作为第一步工作计划。
鲁潇潇的工作汇报让李闯和袁华眼前一亮,这还是他们俩头一次看到这么专业的工作汇报。
两人对鲁潇潇认真细致的调研和强有力的逻辑分析能力表示赞赏,李闯明确表示支持鲁潇潇的工作计划。
袁华心想,鲁潇潇真是个人才,总算为老板推荐了一个对的人。
鲁潇潇成攻地迈出了改革的第一步。
经前前期大量的摸底调查,制定周密计划,并获得公司高层支持后。鲁潇潇便开始放开手脚实施她的一系列改革。
首先是员工的工作状态问题。
鲁潇潇在前面数周的工作见习中,亲眼见到,包括她分管的销管部在内的整个营销管理部,工作状态十分散漫。
员工上班看上去很悠闲,上班就餐、画妆、煲私人电话粥、网购、干私活,下班掐着点打卡走人的情况似乎司空见惯。
销售人员上班不用打卡,包括经理在内通常都是十点以后才拖拖拉拉、晃晃悠悠地来到公司,员工状态更像是一些国营单位的作派。
并非公司没有制度,只是大家不执行。
不执行也没有任何处罚措施;特别是有些管理干部带头不执行,上梁不正下梁歪,制度自然而然束之高阁了;不执行还有另外一个更重要的原因,就是“太闲”。
按人资的政策,总监以上的管理人员上下班是不用打卡的。鲁潇潇为了严肃工作纪律,以身作则,坚持上下班打卡,而且每天提前二十分钟到岗。
当大家上班后还在慢悠悠打水上厕所时,她已经工作了半小时了。
部门一些有上进心的员工见新来的上级很职业化,是个干实事的人。慢慢地开始转变,效仿鲁潇潇提前到岗。
一开始,鲁潇潇每天第一个打卡上班,到后来,她到的时候总能看见几个先到的员工了。
鲁潇潇见大家逐渐转变后,加上对大家逐步熟悉,认为开大会的时机到了。一天,鲁潇潇召集销管部全体员工会议。
会议没有高谈阔论,只讲一个“小问题”,即:工作制度规范的执行问题。
鲁潇潇在会议上,请各功能块的主管分别将公司有关工作纪律方面的制度宣读一遍,然后请大家谈谈当前有哪些工作现状与制度不符。
鲁潇潇要求每个人都必须发言,员工们在谈别人的问题时都很带劲。
超乎鲁潇潇所料,大家指出了一大堆问题,这些问题有共性的也有个性的。鲁潇潇用了一个小小的技巧,便让大家认识到了团队存在的纪律问题。
鲁潇潇趁热打铁,借会议的机会给大家上了一堂关于职场工作规范与员工职业化的课。
鲁潇潇曾凭借这堂课获得过A公司优秀讲师的称号,她把这项优势发挥在了这里。
通过培训,大家明白了遵守职场工作规范,努力让自己看起来更职业化,不是为谁做,而是为自己做,他们终将从中受益。
这次会议从观念上,让员工改变“要我做”为“我要做”。
关于员工纪律这件事既不用动制度也不用兴师动众的搞什么检查运动,不到两个月就得到了员工的理解和充分执行。
从着装到言谈举止,从工作守时到工作状态,大家按照鲁潇潇培训的内容执行。
销管部的员工精神风貌有了很大改变,工作风气朝着积极向上的方向转变。李闯及周边部门对销管部工作改善给予了较高的认可,HR总监开玩笑说鲁潇潇一定是给大家施了魔力。
鲁潇潇算是首战告捷。
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